Velkommen til Vardø kommunes arkivplan!

Arkivplanen skal sikre at Vardø kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivloven

Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordna og innretta slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Arkivplanen skal tjene som en administrativ håndbok for informasjonsbehandling og dokumenthåndtering (arkivdannelse) for alle arkivskapene enheter i Vardø kommune, og gi oversikt over Vardø kommunes samlede arkiv, hvordan det er ordnet, hvilke lovverk og rutiner som gjelder og hvordan dokumentasjonen er produsert og skal lagres.

Rådmann har arkivansvaret (Arkivloven § 2, også en del av det ansvar som beskrives i Kommunelovens § 23)

Rådmann har delegert til arkivleder å oppdatere arkivplanen, dette skal som et minimum gjenspeile virkeligheten ved hver periodedeling, og revidert versjon skal godkjennes av Rådmann. Arkivplanen bør også oppdateres når:

• -det skjer omfattende endringer i organisasjonen
• -når det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem
• -skifte av arkivnøkkel
• -vesentlige endringer i virksomhetenes oppgaver og myndighet
• -større endringer i rutiner.

Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplan når:

• det skal tas i bruk nye versjoner av arkivnøkkel
• det skal tas i bruk nye versjoner av datasystemer for lagring og informasjon

Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Rådmann oppfordrer alle ansatte om å sette seg inn i og følge planen.