Forklaring for innsyn: Kassasjon og makulering i Vardø kommunes arkivplan

Prosedyrer og interne rutiner som gjelder for kassasjon og makulering av dokumenter i Vardø kommune, og hvordan dette henger sammen med retten til innsyn.

Lovgrunnlag og forskrifter

1. Arkivloven (LOV-1992-12-04-126)
• Pålegger bevaring av dokumentasjon med verdi for rettssikkerhet, forvaltning, forskning og historie.

2. Arkivforskriften (FOR-2017-12-15-2063)
• Regulerer hvordan kassasjon og bevaring skal skje. • Kassasjon krever godkjent bevarings- og kassasjonsplan (BK-plan).

3. Offentleglova (LOV-2006-05-19-16)
• Sikrer innsynsrett i offentlige dokumenter. • Innsyn skal alltid vurderes før eventuell kassasjon.

4. Personopplysningsloven (GDPR)
• Regulerer behandling og sletting av personopplysninger. • Gjelder spesielt for dokumenter som inneholder sensitive data.

5. Riksarkivarens bestemmelser
• Veiledning for kommuners bevaring og kassasjon:
 https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/bevaring-og-kassasjon

Interne dokumenter og rutiner i Vardø kommune

1. Arkivplan
• Overordnet dokument for kommunens arkivorganisering og regelverk:
 https://vardo.arkivplan.no

2. BK-plan (bevaring og kassasjon)
• Oversikt over hva som skal bevares og hva som kan kasseres. • Vurdering av dokumenttyper, prosedyrer og ansvar.

3. Kassasjons- og makuleringsveiledning
• Praktiske retningslinjer for forsvarlig fjerning av dokumenter. • Inkluderer dokumentasjon via kassasjonsprotokoll i P360.

4. Orienteringsplan
• Opplæringsdokument for ansatte om hvordan BK-plan brukes, og hva kassasjon innebærer.