Postrutiner for Vardø Kommune
1. Formål:
Sikre en effektiv, korrekt og sikker håndtering av post i papirformat samt elektronisk post, inkludert sortering, stempling, journalføring og arkivering.
2. Omfang:
Rutinen dekker alle aspekter av posthåndtering, inkludert mottak, sortering, registrering, journalføring, og behandling av e-post.
3. Ansvar:
- Postmottak: Ansvarlig for mottak, sortering, stempling og journalføring av post.
- Saksbehandlere: Ansvarlige for å informere postmottak om anbud og andre spesifikke behov.
4. Postmottak:
4.1 Mottak av Post:
- Kommunens postmottak er lokalisert på Rådhuset, og det finnes ikke flere postmottak.
- Inngående post leveres av Posten direkte til postkassen på utsiden av Rådhuset.
- Post levert direkte til enheter og saksbehandlere skal arkivvurderes og deretter leveres til sentralt postmottak for stempling og registrering.
- Ingen intern postombæringstjeneste finnes i kommunen.
4.2 Sortering av Post:
- All post åpnes og grovsorteres ved servicetorget.
- Intern distribusjon skjer elektronisk.
- Aviser legges direkte til mottaker.
- Reklame og uadressert post gjennomgås av postmottak; arkivuverdig materiale kasseres.
- Privat post skal ikke sendes til kommunal adresse.
- Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.
5. Anbud:
- Anbud skal primært leveres elektronisk via kommunens anbudsløsning Mercell Tendsign.
- Fysiske anbud skal merkes tydelig med "Anbud/Tilbud" og må ikke åpnes.
- Konvolutten skal stemples med "Mottatt" med dato, klokkeslett og underskrift. Deretter leveres den til saksbehandler.
- Saksbehandler skal varsle postmottak på forhånd om utgående anbud og frist for levering.
6. Rekommandert Post:
- Rekommanderte sendinger kvitteres ut til postbudet ved mottak.
7. E-post:
- E-post behandles som papirpost med samme grad av sikkerhet og dokumentasjon.
- Arkivuverdig e-post skal journalføres. Andre typer e-post, som reklame og uanmodede tilbud, skal vurderes for videresending eller makulering.
8. Arkivvurdering:
- Følgende post er arkivuverdig og skal journalføres:
- Post som skal saksbehandles.
- Klagebehandling (unntatt klager på legebehandling).
- Dokumentasjon med juridisk eller historisk verdi.
- Kontrakter, avtaler, forhandlinger, garantier, planer, rapporter, anbud, tilbud, høringer, og møtereferat.
- Andre typer post, som reklame og uanmodede tilbud, skal makuleres eller returneres til avsender.
9. Stempling, Journalføring og Skanning:
- All papirpost skal stemples med elektronisk stempel som inneholder skannedato.
- Alle dokumenter skal skannes og lagres i PDF/A-format.
- Originaldokumenter skal oppbevares i 3 måneder før makulering.
10. E-posthåndtering:
- E-post i postmottaksinnboks skal behandles slik:
- Arkivuverdig post slettes.
- Interessant arkivuverdig post videresendes uten registrering og slettes fra innboksen.
- Arkivverdig post registreres i Public360 og flyttes til mappen "Behandlet."
11. Unntatt Offentlighet:
- Post som er unntatt offentlighet skal merkes med "Unntatt offentlighet" og aktuell hjemmel i journalkortet i Public360.
12. Postjournal:
- Postjournal publiseres ukentlig på Postjournal-nettsiden.
- Journalen skal inneholde saksnummer, sakstittel, dato, type, journalposttittel, avsender/mottaker og saksbehandler.
- Følg prosedyren for registrering i P360 Public Journal for publisering.
13. Kontaktregister:
- Vedlikeholdes av postmottak. Ved innlegging av nye kontakter skal følgende informasjon registreres:
- Fullt navn
- Personnummer/foretaksnummer
- Adresse (hentes fra Folkeregisteret/Foretaksregisteret)
- Telefonnummer
- E-postadresse
- Kontaktregisteret skal månedlig sjekkes for dubletter eller manglende personnummer/foretaksnummer.
14. Kontaktinformasjon:
- E-post til postmottak: postmottak@vardo.kommune.no
Godkjent av: [Servicetorget]
Dato: [13.08.24]
Neste revisjon: [August 2024]
