Hvilket elektronisk arkivmateriale skal vi langtidsbevare

For bevaring prioriteres generelt arkivuttrekk fra følgende kategorier av IT-systemer:

1. Noark baserte journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter
2. Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling
3. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling

Begrepet fagsystem brukes her om alle elektroniske system som ikke er Noark-system som inneholder arkivverdig materiale. Det vil være støttesystemer som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ. Fagsystem innbefatter også databaser og dataregistre. Noen fagsystemer har journalførings- og arkivfunksjoner eller er integrert med et arkivsystem. Disse skal i prinsippet følge Noark 5-standarden, og man vil da søke å skille ut disse. I praksis er det imidlertid sjelden så klart. Overføring av fagsystemer til depot må derfor gjøres i tett dialog mellom Vardø kommune og IKA Finnmark. I noen tilfeller vil Vardø kommune og leverandør produsere uttrekket, i andre tilfeller vil Vardø kommune lage dette i samarbeid med IKA Finnmark.

Følgende elektroniske arkiv skal langtidsbevares:

• Public 360
  • Saksbehandling
  • Arkiv
  • Møtedokumenter
• Visma Profil
  • Pleie og omsorg arkiv
• CGM journal
  • Lege arkiv
• CGM journal Helsestasjon
  • Helsestasjon arkiv
• Visma familia
  • Barnevern arkiv
• Visma Velferd
  • NAV sosial arkiv
• HK Data oppvekst
  • PP-tjenesten arkiv
• WIS skole (->2022)
  • Skole arkiv
• Visma flyt skole (2022->=
  • Skole arkiv

I hvilket arkivdepot skal arkivmaterialet langtidsbevares

Elektronisk arkivmateriale skal langtidsbevares av IKA Finnmark. Merk at Vardø kommune også beholder elektronisk materiale i kommunes dataløsninger også etter at dette er oversendt arkivdepot.

I hvilke situasjoner skal vi ta uttrekk

Arkivuttrekk fra systemer som følger Noark standard

Arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode - vanligvis en valgperiode - er avsluttet. Dette vil gjelde Public 360 i Vardø kommune. Uttrekket gjøres 1. januar i påfølgende år etter kommunevalget.

Arkivuttrekk fra systemer som ikke følger Noark standard

Arkivuttrekk skal gjøres når det foretas en avslutting av aktivt arkiv. 

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot

Arkivuttrekk overføres til arkivdepot umiddelbart etter at arkivuttrekket er gjennomført. Om leverandøren av det elektroniske arkivsystemet gjennomfører uttrekket er det denne som sender/avleverer til arkivdepot.

Ansvar for å koordinere arbeidet

Assisterende kommunedirektør har ansvar for å koordinere arbeidet med arkivuttrekk og overføring til arkivdepot.

Ansvar for å gjennomføre de ulike delene av prosessen

Kunnskap og ressurser

Vardø kommune benytter IKA Finnmark som arkivdepot. For gjennomføring av arkivuttrekket benyttes det tjenester fra det enkelte arkivsystem leverandør. 3-parts leverandører kan også benyttes om dette er hensiktsmessig.