Ansatte i Vardø kommune forstår hvordan kommunens bevarings- og kassasjonsplan (BK-plan) brukes i praksis, slik at dokumentasjonsplikten ivaretas og ulovlig kassasjon unngås.
Læringsmål:
- Forstå hva BK-planen er og hvorfor den er lovpålagt
- Kjenne til hvilke dokumenttyper som skal bevares og hvilke som kan kasseres
- Lære å finne frem i BK-planen
- Vite hvem som har myndighet til å godkjenne kassasjon
- Vite hvordan kassasjon dokumenteres
1. Hva er BK-planen?
BK-planen er et styringsdokument som angir hvilke dokumenter kommunen skal ta vare på for ettertiden (bevaring), og hvilke som lovlig kan slettes eller destrueres (kassasjon). Den er forankret i arkivloven og godkjent av kommunens arkivansvarlig.
2. Hvor finner du BK-planen?
-
BK-planen er publisert på Vardø kommunes arkivplan:
https://vardo.arkivplan.no
- Den oppdateres kontinuerlig av arkivansvarlig.
3. Hvordan bruke BK-planen i praksis?
- Ved arkivering: Slå opp dokumenttypen i planen og sjekk om den skal bevares.
- Ved vurdering av kassasjon: Sjekk om dokumenttypen er merket for kassasjon.
4. Hva må aldri kasseres uten vurdering:
- Dokumenter med rettsvirkning (f.eks. vedtak, tilsyn, søknader)
- Personalsaker, elevsaker, byggesaker
- Journallister og dokumenter registrert i P360
5. Hvem godkjenner kassasjon?
- Arkivansvarlig har myndighet til å godkjenne kassasjon
- Kassasjon må dokumenteres med dato, ansvarlig og begrunnelse
- Kassasjonsprotokoll benyttes (i P360)
6. Hva skjer ved feilaktig kassasjon?
- Brudd på arkivplikten
- Tap av dokumentasjon og rettigheter
7. Ansvar og oppfølging:
- Enhetsledere er ansvarlige for at de ansatte kjenner og bruker BK-planen
- Arkivansvarlig gir opplæring og bistand
- Denne orienteringen inngår i introduksjon for nye ansatte
