Krav i regelverket

I henhold til arkivforskriften § 5-1 skal arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål og arkiv etter organ som er nedlagte eller har avsluttet virksomheten, avleveres til arkivdepot. Kommunen er forpliktet til enten å opprette egne depot eller å delta i interkommunale depotsamarbeid for å sikre og bevare dokumentasjon og kulturarvverdier som ligger i det eldre arkivmaterialet fra den kommunale forvaltningen. Hovedregelen for avleveringen til depot er at arkivmaterialet skal være om lag 25 – 30 år gammelt ved avlevering. Den administrative bruken av materialet anses da som å være over, og arkivskaperen kan gi det fra seg uten at det oppstår utstrakt behov for tilbakelån.

Deponering til IKA Finnmark

Vardø kommune har inngått deponeringsavtale med IKA Finnmark for eldre og avsluttede arkiv. Kommunen har i avtalen med IKAF mulighet til å deponere et avtalt antall hyllemeter arkivmateriale.

IKAF er etter avtalen forpliktet til å oppbevare materialet i tråd med kravene i arkivforskriften. Vardø kommune har på sin side et selvstendig ansvar for å forsikre seg om at depotordningen oppfyller kravene i regelverket.   

Straks materialet er på plass i depotlokalet overtar IKAF oppbevaringsansvaret for arkivmaterialet. Selv om IKAF oppbevarer og forvalter arkivmaterialet på vegne av kommunen, ligger arkivansvaret fortsatt som en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen etter kommuneloven. I Vardø kommune har Kommunedirektøren det overordnede ansvaret for arkivet.

IKAF er depot for både papirbaserte og digitale arkiver for Vardø kommune.

Avtalen med IKAF ble inngått 2011.