Rutine for håndtering av vannskader på arkivmateriale

Formål:
Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes ved vannskader på arkivmateriale for å minimere skadeomfanget og bevare dokumentene.

Tiltak ved store vannskader:

1. Sikring av vannskadet materiale:
- Umiddelbart etter oppdagelse: Vannskadet arkivmateriale skal umiddelbart legges i tette plastposer eller sekker for å forhindre videre eksponering for fuktighet og oksygen, som kan fremskynde soppvekst og nedbrytning.

2. Frysing av materialet:
- Nedfrysing: Materialet skal fryses ned så raskt som mulig. Frysing stopper soppvekst og annen nedbrytning av papiret.
- Transport: Etter nedfrysing, send arkivmaterialet i frossen tilstand til et spesialfirma som har kompetanse på frysetørking av arkivsaker.

3. Videre vurdering:
- Kontakt: Ta kontakt med IKA Finnmark (Interkommunalt arkiv Finnmark) for en vurdering av behovet for konservering etter frysetørkingen. De kan gi anbefalinger for videre behandling av materialet.

Tiltak ved mindre fuktskader:

1. Lufttørking av arkivmateriale:
- Umiddelbart tiltak: Lufttørk det skadede arkivmaterialet ved å legge det ut i et rom med god ventilasjon. Unngå eksponering for direkte sollys.
- Protokoller: For protokoller, åpne dem eller legg trekkpapir mellom sidene for å absorbere fuktighet og forhindre at sidene kleber seg sammen.

2. Bruk av vifter:
- Kaldluftvifter: Bruk kaldluftvifter for å fremme lufting og tørking. Unngå bruk av varme, da dette kan øke nedbrytningshastigheten i papiret og fremme soppdannelser.

3. Videre vurdering:
- Kontakt: Ta kontakt med IKA Finnmark for en vurdering av behovet for konservering etter tørkingen. De kan gi råd om ytterligere tiltak som bør iverksettes.

Oppfølging:

- Registrering av hendelsen: Alle vannskader, store som små, skal registreres i arkivets hendelseslogg med beskrivelse av omfanget, tiltak som ble iverksatt, og resultater av vurderingene fra IKA Finnmark.
- Evaluering: Etter at tiltakene er gjennomført, bør det gjennomføres en evaluering for å vurdere effektiviteten av rutinen og for å identifisere eventuelle forbedringer for fremtidige hendelser.

Denne rutinen skal gjennomgås årlig og revideres ved behov for å sikre at den alltid reflekterer beste praksis.