Formål med Arkivplan

Arkivplanen er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndtering og saksbehandling i Vardø kommunen utføres på en god og formelt korrekt måte. Planen har som mål å:

1. Sikre Kvalitet i Tjenesteytingen: Gi innbyggerne og andre parter god service gjennom vennlig, rask og korrekt behandling ved henvendelser til kommunen.
2. Forbedre Beslutningsgrunnlaget: Styrke politikernes arbeidsvilkår og beslutningsgrunnlag med fokus på kvalitet og effektivitet i saksbehandlingen.
3. Øke Effektiviteten: Bidra til effektivitet og kvalitet i kommunal saksbehandling og kontorrutiner ved å forbedre informasjonsflyt og arbeidsmetoder i administrasjonen.
4. Forbedre Opplæringen: Lettere opplæring ved nytilsettinger og ved skifte av personale.
5. Ivaretakelse av Dokumentasjon: Sørge for at arkivet på en trygg måte ivaretar rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Organisering av Arkivtjenesten

Dokumentsenteret er kommunens sentraliserte arkivtjeneste og inngår som en enhet i organisasjonssektoren. Enheten har daglig ansvar for både saksbehandling og arkivdanning i sak- og arkivsystemet Public 360. I tillegg håndterer enheten daglig arkivdanning i fagsystemet Visma Familia for Barneverntjenesten.

Kommunens mål er å sentralisere arkivtjenesten slik at alle arkivfaglige oppgaver relatert til fagsystemene blir ivaretatt av dokumentsenteret. Vardø havn har et eget arkiv, inkludert arkivdeler i kommunens Public 360, men har en separat arkivtjeneste.

Arkivplanen er etablert som et eget digitalt arkiv med integrasjon i kommunens Public 360. Assisterende kommunedirektør har det overordnede ansvaret for arkivtjenesten, mens avdelingsleder på Servicetorget er delegert som arkivsjef.

For implementering og daglig bruk benyttes Vardø kommunes arkivplan som referanse. Kommunens rutinehåndbok for arkivarer benyttes i den daglige arkivdanningen, og rutinehåndboken for saksbehandlere, tilpasset bruk av Public 360, er tilgjengelig for brukerne.