Formål:  

Hva som skal bevares for ettertiden og hva som lovlig kan kasseres.

BK-planen er forankret i arkivloven, arkivforskriften og kommunens arkivplan.

 1. Rettslig grunnlag

- Arkivloven (LOV-1992-12-04-126)

- Arkivforskriften (FOR-2017-12-15-2063)

- Offentleglova

- Personopplysningsloven (GDPR)

- Riksarkivarens bestemmelser og veiledere

- Arkivplan for Vardø kommune: https://vardo.arkivplan.no

 2. Prinsipper for bevaring og kassasjon

- Dokumenter med rettsverdi, forvaltningsverdi, historisk eller forskningsmessig verdi skal bevares.

- Dokumenter uten slik verdi, og som faller inn under definerte kategorier, kan kasseres dersom dette er hjemlet i denne planen.

- Kassasjon må alltid dokumenteres og godkjennes av arkivansvarlig.

3. Omfang og anvendelse

Denne planen gjelder for:

- Alle enheter i Vardø kommune

- Alle medier og formater (papir og elektronisk)

- Alle arkivdeler (sentralarkiv, fagsystemer, e-postjournaler mv.)

 4. Ansvar og fullmakt

- Arkivansvarlig ved Servicetorget har ansvar for forvaltning og oppdatering av BK-planen.

- Enhetsledere skal sikre etterlevelse i sin enhet.

- Kassasjon må godkjennes av arkivansvarlig og dokumenteres i kassasjonsprotokoll. 

5. Kassasjonsprosedyrer

1. Dokumentet vurderes etter denne planen.

2. Kassasjon godkjennes av arkivansvarlig.

3. Kassasjonen logglegges med dato, ansvarlig og begrunnelse.

4. Dokumentet makuleres eller slettes forsvarlig (P-4-nivå eller høyere).

6. Revisjon og oppdatering

BK-planen skal revideres årlig eller ved vesentlige endringer i regelverk eller organisasjon.

Oppdateringer foretas av arkivansvarlig og godkjennes av assisterende kommunedirektør.